Uw privacy is voor ons van het grootste belang. Het privacy beleid dat we voeren is niet enkel van toepassing op onze website. Het betreft al onze communicatie met u als klant, prospect, of businesspartner.
Omdat transparantie, in hoe we werken, het vertrouwen in Herbots Reizen ten goede komt geven we u graag een inzicht in de manier waarop we gegevens bijhouden. Hierbij streven we ernaar om verantwoordelijk te handelen bij de verzameling, het gebruik en de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij hechten het grootste belang aan je privacy en verzoeken je daarom de onderstaande toelichtingen te lezen.
Koen Herbots is de verantwoordelijke inzake de GDPR wetgeving bij Herbots Reizen. Al uw vragen, verzoeken en eventuele klachten kunnen aan hem gericht worden op koen@herbotsreizen.be of telefonisch op 013/46.26.02.
BVBA Herbots Reizen hanteert een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR verordening.
Herbots Reizen verwerkt de persoonsgeggevens, nodig voor de reservatie en de correcte uitvoering van de reis, in een daarvoor ontworpen backofficeprogramma. Naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en mailadres, samen met eventuele preferenties voor vakantie zitten opgeslagen in dit programma. Dit programma kan enkel geopend worden met een persoonlijk paswoord.
Wanneer er ook een visum moet aangevraagd worden door Herbots Reizen, zijn ook de gegevens als Id-nummer, paspoortnummer e.d. noodzakelijk.
In functie van een gekozen reis, of in functie van vragen ivm het afsluiten van de juiste verzekering, kan naar persoonlijke ‘gevoelige’ gegevens van de klant gevraagd worden.
De klant geeft Herbots Reizen op basis van deze gegevens toestemming deze te gebruiken in functie van de geboekte reis. Deze gegevens zullen na het verlopen van de reis door Herbots Reizen vernietigd worden. Speciale wensen worden wel in het dossier bijgehouden, dit kunnen bijvoorbeeld wensen zijn ivm een speciaal dieet, maaltijden, religie of beperkingen.
De Klant zal voor deze verwerking van deze noodzakelijke gegevens dan ook door ondertekening van de bestelbon haar medewerking geven aan Herbots Reizen deze gegevens te gebruiken om de reisovereenkomst ten volle te kunnen uitvoeren.
Het doorgeven van de gevraagde gegevens is niet verplicht maar het kan de uitvoering van de reis schaden of vertragen. Als dit het geval is kan Herbots Reizen onmogelijk verantwoordelijk gesteld worden voor achtergehouden informatie.
Wanneer u wenst in te loggen op onze site om uw puntenaantal te bekijken, kan dit enkel met uw naam (zoals op de pas) en met uw klantnummer.
De informatie die u dan kan bekijken is de categorie van kaart die u bij ons geeft, het aantal punten dat er op de kaart staan en de reizen die u bij ons gemaakt heeft. Om hier toegang toe te krijgen moet u dus uw persoonlijke klantencode kennen. Deze is uniek voor elke klant. Door ondertekening van de bestelbon gaat de klant akkoord met het bijhouden van deze gegevens en het reglement ivm de kaart. Op simpele vraag van de klant kan zijn kaart en de bijhorende klantgegevens geannuleerd en verwijderd worden.
Wanneer er wordt ingeschreven op de nieuwsbrief, dan ontvangt de betrokken persoon op regelmatige tijdstippen een nieuwsbrief op het aangegeven emailadres. Uiteraard kan er op eender welk ogenblik worden uitgeschreven via de link onderaan de nieuwsbrief. Een andere mogelijk is er om uit te schrijven via info@herbotsreizen.be
Al de prospecten of klanten geven met het doorgeven van hun e)-mailadres automatisch toestemming aan Herbots Reizen en via dit mailadres te benaderen, zowel acties, nieuwsbrieven als voor informatie over het gereserveerde dossier. Uitschijven kan door één van de twee bovenstaande uitschrijfmogelijkheden te hanteren.
De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten is meteen ook de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door Herbots Reizen. Indien nodig wordt jouw aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR gevraagd. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.
Herbots Reizen zal jouw reisgegevens verwerken naar goeddunken om met deze informatie je inspriratie te geven voor nieuwe reizen en promoties. Herbots Reizen zal dit doen per post of via de nieuwsbrief, op welke elk ogenblik kan worden uitgeschreven indien gewenst.
Herbots Reizen verkrijgt de persoonsgegevens die ze in het dossier verwerken in eerste instantie van de reiziger of medereiziger zelf. Bijkomende informatie kan in geval van nood doorgegeven worden door de verzekering, of medische personeel. Deze gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden in het belang van de klant! We maken hierbij nooit misbruik van de gegevens. Deze medische gegevens zullen door ons niet bewaard worden, tenzij ze belangrijk zijn voor een volgend reis en de klant zijn uitdrukkelijke toestemming geeft ze te mogen bijhouden.
Herbots Reizen is verplicht al de gegevens van een reservatie 10 jaar na vertrekdatum bij te houden in een archief! In geval van betwisting of rechtsgeding kunnen deze gegevens langer bijgehouden worden. Het archief is voorzien van een afgesloten deur die steeds op slot is.
Gevoelige gegevens van klanten zullen niet langer bij dan vijf jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tenzij ingeval van een rechtsgeding, worden bewaard.
Eventuele gevoelige gegevens worden slechts bijgehouden voor de duur noodzakelijk voor de uitvoering van de reisovereenkomst tenzij ze op de een of andere manier noodzakelijk bijgehouden moeten worden om te kunnen aantonen dat Herbots Reizen de reisovereenkomst correct heeft uitgevoerd.
Herbots Reizen bewaard persoonsgegevens in hun backoffice programma en zal ze voortdurend up to date houden.
Op de beveiligde site zal van de klanten bijgehouden worden welke reizen ze in het verleden deden en hoeveel punten ze daarbij verdienden. Dit spaarprogramma loopt automatisch en door intekening van en reis gaat de klant automatisch akkoord met het reglement. Op simpele vraag van de klant kan zijn kaart vernietigd worden samen met zijn gegevens in dit systeem.
Herbots Reizen reizen waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.
Herbots Reizen verwerkt de persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden). Herbots reizen zal gegevens enkel doorgeven aan derden als dit noodzakelijk is om jouw reis te kunnen boeken of om de reis vlot te laten verlopen (zo moeten we bepaalde gegevens meedelen met de leveranciers van de reisarrangementen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoerbedrijven). Alleen de strikt noodzakelijke gegevens worden natuurlijk meegedeeld. Herbots Reizen geeft persoonsgegevens ook nog door aan externe partners maar dit in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar taak als koepelorganisatie.
De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse partijen ook buiten de EU (zoals hotelketens, luchtvaartmaatschappijen,handling agents en andere serviceverleners) is in het kader van de uitvoering van reisovereenkomsten absoluut noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant en de klant geeft dan ook toestemming voor deze verwerking in de algemene of bijzondere voorwaarden van de reisovereenkomst. Ze is ook in het belang van de klanten.
Herbots Reizen geeft enkel persoonsgegevens door aan iemand buiten de EU die niet op een lijst met ‘veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor in de mate van het mogelijk de passende veiligheidswaarborgen afdwingen. Wij zien er bovendien maximaal op toe dat onze externe partners verantwoord omspringen met de gegevens van de klant.
Herbots Reizen waarborgt dat jij als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR je verleent (informatie; inzage; kopie; verbetering; vergetelheid; beperking van en bezwaar tegen de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens).
Je kan je rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen via de contactinformatie vermeld vooraan deze verklaring. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan Herbots Reizen je een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.
Herbots Reizen maakt op haar websites en aangifteportalen geen gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schrijf. In een cookie zit informatie opgeslagen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden.
Koen Herbots is uw aanspreekpunt ivm de GDPR bij Herbots Reizen. Heeft u een klacht, opmerking of suggestie, dan kunt u die ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA (www.privacycommission.be). Dat is de nieuwe naam voor de privacycommissie. Je kan ook steeds verhaal aantekenen bij de nationale rechtbanken.
Deze pagina werd het laatst geactualiseerd op 15 augustus 2019